Não utilize o Excel para a gestão do ativo imobilizado

Assim como muitas outras empresas, a minha também utilizava o Excel como base de dados para uma infinidade de controles: financeiro, contas a pagar, controle de estoque e, claro, o controle do ativo imobilizado. No cenário atual, há uma vasta gama de empresas oferecendo softwares de ERP (Enterprise Resource Planning) com finalidades financeiras e de estoque, com inúmeras oportunidades que vão desde as soluções mais simples até as mais robustas. Isso é algo muito comum e acessível.

No entanto, quando nos deparamos com a questão específica do controle do ativo imobilizado, ou controle patrimonial, o cenário muda drasticamente. As opções de sistemas dedicados não são tão abundantes. É nesse ponto que muitas empresas vivem um cenário de dificuldade e, por isso, acabam mantendo o Excel para essa gestão, o que, como descobri, é um grande erro.

A armadilha do Excel na gestão patrimonial

A planilha Excel é uma ferramenta poderosa, sem dúvida. Ela é excelente para se trabalhar com relatórios, fazer fórmulas complexas e realizar análises gerenciais temporárias. É uma ferramenta de controle gerencial, não uma base de dados robusta e confiável para informações críticas e de longo prazo. Querer fazer a gestão do ativo imobilizado por meio do Excel acaba sendo um tiro no pé, e os riscos são muitos:

1. Ausência de Padronização e Vulnerabilidade: no Excel, não há, na maioria dos casos, uma padronização ou obrigatoriedade de campos. Isso significa que cada usuário pode inserir informações de maneiras diferentes, com descrições variadas, formatos inconsistentes e dados incompletos. Essa falta de estrutura expõe o controle a um risco imenso de inconsistências. A facilidade de manipulação de dados, cálculos e transformações de informações e valores torna a planilha extremamente vulnerável a erros, sejam eles intencionais ou não. Um simples descuido pode comprometer toda a base de dados do patrimônio.
2. Falta de controle de versão e rastreabilidade: em um ambiente com múltiplos usuários acessando e alterando a mesma planilha, é quase impossível saber quem fez o quê, quando e por quê. Não há um histórico de auditoria claro. Essa ausência de rastreabilidade compromete a integridade dos dados e a responsabilização, tornando a gestão não transparente e a informação não confiável para fins de governança corporativa.
3. Risco de perda de dados e ausência de backup: planilhas salvas localmente ou em servidores compartilhados são suscetíveis a corrupção de arquivos, exclusão acidental, falhas de hardware ou até mesmo ataques cibernéticos. Sem um sistema de backup automatizado e robusto, anos de informações patrimoniais podem ser perdidos em um instante, gerando prejuízos incalculáveis e a impossibilidade de reconstruir o histórico.
4. Não auditável e exposição a riscos fiscais: um dos maiores problemas do Excel para a gestão do ativo imobilizado é que ele não é auditável de forma eficiente. Auditores internos e externos exigem evidências robustas da integridade e da origem das informações patrimoniais. Planilhas não oferecem a trilha de auditoria necessária, o que pode resultar em ressalvas nos relatórios de auditoria, multas e sanções por parte de órgãos fiscalizadores. A falta de conformidade com as exigências fiscais e contábeis, como as do CPC 27 (Ativo Imobilizado) e CPC 01 (Redução ao Valor Recuperável de Ativos - Impairment), pode se tornar um passivo significativo.
5. Limitações de escalabilidade e Acesso: À medida que a empresa cresce e o volume de ativos aumenta, a gestão via Excel se torna impraticável. O compartilhamento de planilhas pode ser caótico, com problemas de acesso simultâneo e controle de permissões. Em um mundo cada vez mais conectado, a dificuldade de acesso remoto e seguro aos dados patrimoniais é uma desvantagem competitiva.

A busca por alternativas: o cenário do controle patrimonial

É importante, quando a empresa deslumbra uma situação como essa ou já teve um alerta nesse sentido, buscar alternativas no mercado do controle patrimonial. Como mencionei, a oferta de sistemas ERP focados em finanças e estoque é vasta, mas para o ativo imobilizado, as opções parecem mais restritas, o que leva muitas empresas a persistir no erro do Excel.

No entanto, existem, sim, empresas que desenvolveram sistemas de gestão patrimonial dedicados, que podem ser facilmente consultados e que oferecem a segurança e a funcionalidade que o Excel jamais poderá proporcionar para uma base de dados tão crítica.

A virada de chave: os benefícios de um sistema patrimonial dedicado

A decisão de migrar do Excel para um sistema de gestão patrimonial dedicado foi um divisor de águas para a minha empresa. A diferença na segurança, na eficiência e na qualidade das informações é abissal. Um sistema robusto para o controle do ativo imobilizado oferece:

1. Controle Individualizado e Detalhado: Um sistema especializado permite controlar individualmente cada item que compõe o ativo imobilizado. Isso inclui informações detalhadas como custo de aquisição, valor residual, datas de aquisição e baixa, vida útil estimada, método de depreciação, localização física, setor responsável, e muito mais. Essa granularidade é impossível de manter de forma confiável em planilhas.
2. Segurança e Acessibilidade em Nuvem: Muitos desses sistemas são hospedados em nuvem, como na Amazon Web Services (AWS), garantindo backup diário e alta disponibilidade. Isso significa que os dados estão seguros contra perdas e acessíveis de qualquer lugar, a qualquer momento, por usuários autorizados.
3. Ambiente Multiusuário e Integrado: Diferente do Excel, um sistema patrimonial é multiusuário por natureza, com controle de permissões que assegura que cada colaborador acesse apenas as informações relevantes para sua função. Além disso, as melhores soluções concentram informações de diversos departamentos – financeiro, contábil, jurídico, e até mesmo manutenção, com o histórico completo de intervenções no ativo. Isso elimina os controles paralelos e promove uma visão unificada do patrimônio.
4. Anexos Digitais e Centralização Documental: A capacidade de anexar digitalmente fotos e PDFs (como notas fiscais, manuais, termos de garantia, documentos jurídicos) diretamente a cada ativo é um diferencial enorme. Tudo fica concentrado em um único local, facilitando consultas, auditorias e a gestão documental, sem a necessidade de pastas físicas ou buscas demoradas.
5. Cálculo Automatizado da Depreciação e Conformidade: Um sistema dedicado realiza o cálculo da depreciação de forma automatizada e em conformidade com as normas contábeis vigentes, como o CPC 27 e o CPC 01. Isso garante que os números reportados no balanço patrimonial estejam ajustados à realidade econômica dos ativos, evitando a supervalorização e garantindo a auditabilidade.
6. Geração de Relatórios e Tomada de Decisão Estratégica: A facilidade na geração de relatórios gerenciais e fiscais, com dados precisos e atualizados, permite uma tomada de decisão muito mais assertiva sobre investimentos (CAPEX), desinvestimentos, manutenção e planejamento da vida útil dos ativos.

Casos reais e a experiência de mercado

A transição para um sistema patrimonial dedicado não é apenas uma teoria; é uma realidade de sucesso para muitas organizações. Empresas de diversos portes e segmentos têm se beneficiado dessa mudança. E há opções para todos os tipos de empresas e segmentos, dos mais robustos aos mais simples, como sistemas abaixo:

• Sispro Gestão Patrimonial
• SAP
• Oracle Asset Fixed
• AXS Consultoria
• Totvs ERP
• Entre outros

Essas empresas, ao adotarem soluções especializadas, conseguiram disponibilizar aos seus clientes processos, garantir a conformidade e obter uma visão clara e precisa dos ativos, fortalecendo a governança corporativa.

No mercado, existem consultorias especializadas em inventário e avaliação de ativos que também desenvolveram suas próprias ferramentas de gestão patrimonial, baseadas em sua vasta experiência em projetos.

O próximo passo: avalie sua necessidade

Se a sua empresa ainda enfrenta os desafios da gestão do ativo imobilizado via Excel, é hora de considerar seriamente as alternativas disponíveis no mercado. Buscar um sistema patrimonial dedicado é um passo fundamental para garantir a segurança dos seus dados, a conformidade contábil e fiscal, e a eficiência operacional.

Muitas empresas que oferecem essas soluções, disponibilizam demonstrações gratuitas para que você possa avaliar a adequação da ferramenta à sua realidade. Aproveite essa oportunidade para ver na prática como um sistema especializado pode transformar a gestão do seu patrimônio, evitando erros, perdas e garantindo que seus números estejam sempre ajustados à realidade, em total conformidade e com a segurança que sua empresa merece.